Studeranderegister
Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.
1. Personuppgiftsansvarig
Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2
2. Den personuppgiftsansvariges representant
Studieadministrativ chef Cecilia Jaakkola
Tel. 0294 282 639
E-postadress i formen E-post: fornamn.efternamn
3. Den personuppgiftsansvariges kontaktpersoner
Äldre systemutvecklare Krister Karlström
Tel. 0294 282 509
Internationell koordinator Kátia Torres Airava
Tel. 0294 282 868
Ledande studiekoordinator Lilian Sjöberg
Tel. 0294 282 671
Nätpedagogisk planerare Filip Levälahti
Tel. 0294 282 518
E-postadress i formen E-post: fornamn.efternamn
4. Dataskyddsombud
Dataskyddsombud, jurist Anna Härmä
Tel. 0294 282 888
E-post E-post: dataskydd
5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter
Studerandes personuppgifter behandlas för att fullgöra de skyldigheter som Yrkeshögskolan Arcada har som högskola. I detta ingår att möjliggöra att studerandena kan ta del av undervisning, vägledning, rådgivning och annan service, kan avlägga studieprestationer samt kan få studierelaterade intyg och erhålla examensbetyg. Uppgifterna används också för myndighetsrapportering.
I Yrkeshögskolan Arcada finns sex kategorier av studerande:
- Examensstuderande (yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen)
- Specialiseringsstuderande och fortbildningsstuderande
- Internationella utbytesstuderande
- Öppna yrkeshögskolestuderande
- Studerande via nationellt samarbete mellan högskolor (baserat på avtal)
- Övriga typer av studerande (t.ex. uppdragsutbildning)
6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Yrkeshögskolan Arcadas roll som anordnare av högskoleutbildning. Grunder för behandling är högskolans rättsliga förpliktelse samt utförande av uppgifter av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning, i vissa situationer också samtycke eller avtal (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6).
Med behandlingen tryggas en ändamålsenlig och likvärdig hantering av studerandes studierätter och rättsskydd och tillgodoses myndigheternas behov av uppgifter och datainsamling.
Yrkeshögskolan Arcada behandlar uppgifter som utgör s.k. särskilda kategorier av personuppgifter (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 9). Uppgifter om studerandens hälsotillstånd behandlas med studerandens samtycke för att kunna bedöma och tillgodose behov av specialarrangemang i studierna och vid tentamenstillfällen. Uppgifter om studerandens hälsotillstånd kan också behandlas för att bedöma studerandens lämplighet för utbildning för vilken det finns lämplighetskrav enligt yrkeshögskolelagstiftningen.
De centrala lagarna, förordningar och myndighetsföreskrifterna för behandlingen av personuppgifter är:
Yrkeshögskolelagen (932/2014)
Statsrådets förordning om yrkeshögskolor (1129/2014)
Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/99)
Lag om nationella studie- och examensregister (884/2017)
Arkivlagen (831/1994)
Arkivverkets beslut 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) om varaktig förvaring av lärdomsprov och därmed jämförbara handlingar vid yrkeshögskolorna och yrkesläroanstalterna
Arcadas examensstadga
7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid
1) Grunduppgifter
| Uppgifter | IT-system | Lagringstid |
|---|---|---|
| Namnuppgifter | ASTA, itslearning, MoveOn, Mira Network CRM | Permanent |
| Personbeteckning | ASTA, MoveOn, Mira Network CRM | Permanent |
| Födelsetid | ASTA, MoveOn, Mira Network CRM | Permanent |
| Nationell studerandenummer | ASTA | Permanent |
| Kön | ASTA, itslearning | Permanent |
| Nationalitet och/eller födelseland | ASTA, MoveOn | Permanent |
| Modersmål & skolbildningsspråk | ASTA | Permanent |
| Hemkommun (vid inledande av studierna och under studietiden) | ASTA | Permanent |
| Tidigare examen och utbildning | ASTA | Permanent |
| Användarnamn till Arcadas IT-tjänster | ASTA, itslearning | Permanent |
| Spärrmarkering | ASTA | Permanent |
2) Kontaktuppgifter
| Uppgifter | IT-system | Lagringstid |
|---|---|---|
| Adress och telefonnummer på studieorten | ASTA, Mira Network CRM | 2 år |
| Adress och telefonnummer på hemorten | ASTA, MoveOn | 2 år |
| E-postadress | ASTA, MoveOn, Mira Network CRM | Permanent |
| Namn, adress och telefonnummer till närmaste anhörig | ASTA, MoveOn | 2 år |
3) Studierätter
| Uppgifter | IT-system | Lagringstid |
|---|---|---|
| Studentkod | ASTA, itslearning, MoveOn, Mira Network CRM | Permanent |
| Utbildning | ASTA, itslearning, MoveOn, Mira Network CRM | Permanent |
| Typ av studierätt | ASTA, MoveOn | Permanent |
| Ansökningsnummer | ASTA | Permanent |
| Inlednings- och avslutningsdatum | ASTA, Mira Network CRM | Permanent |
| Orsak till avslutad studierätt | ASTA | Permanent |
| Beslut om fortsatt, återinskriven och förnyad studierätt | ASTA | Permanent |
| Betygsanhållan | ASTA | Permanent |
| Eventuella kommentarer angående studierätten | ASTA | Permanent |
| Läsårsanmälan | ASTA | Permanent |
| Betalningsuppgifter (terminsavgifter) | ASTA | Permanent |
4) Studieprestationer, delprestationer och tentamensresultat
| Uppgifter | IT-system | Lagringstid |
|---|---|---|
| Kursnamn och kurskod | ASTA | Permanent |
| Studiepoäng, vitsord, prestationsdatum | ASTA | Permanent |
| Examinator och registreringsdatum | ASTA | Permanent |
| Prestationstyp (kurs, praktik, examensarbete) | ASTA | Permanent |
| Start- och slutdatum för praktikperiod | ASTA, MoveOn | Permanent |
| Plats, typ och land för praktik | ASTA, MoveOn | Permanent |
| Tentamen (vitsord, poäng, datum) | ASTA, itslearning | Permanent |
| Eventuella kommentarer | ASTA, MoveOn | Permanent |
5) Examensarbete
| Uppgifter | IT-system | Lagringstid |
|---|---|---|
| Titel och språk | ASTA | Permanent |
| Handledare och granskare | ASTA | Permanent |
| Eventuell uppdragsgivare | ASTA | Permanent |
| Eventuella delprestationer | ASTA | Permanent |
| Uppgifter om presentation, och mognadsprov | ASTA | Permanent |
| Uppgifter om inlämnade exemplar | ASTA | Permanent |
6) Internationell mobilitet (både studier och praktik, inkommande och utgående)
| Uppgifter | IT-system | Lagringstid |
|---|---|---|
| Start- och slutdatum för utbytesperiod | MoveOn | Permanent |
| Avfärds- och destinationsland | MoveOn | Permanent |
| Typ av utbyte (studier eller praktik) | MoveOn | Permanent |
| Utbytesprogram (t.ex. Erasmus+) | MoveOn | Permanent |
| Utbildning och bransch | MoveOn, ASTA | Permanent |
| Avsändande och mottagande högskola | MoveOn | Permanent |
| Reserapport | MoveOn | 10 år |
| Intyg över utbytet | MoveOn | 10 år |
| Fotografi på sökande | MoveOn | 10 år |
| Learning Agreement | MoveOn | 10 år |
| Studieutdrag | MoveOn | 10 år |
| Språkintyg | MoveOn | 10 år |
| Identitetsdokument (t.ex. kopia på pass) | MoveOn | 10 år |
| Ansökningsbrev med bilagor | MoveOn | 10 år |
| Eventuell projektplan för examensarbetet | MoveOn | 10 år |
| Motiveringsbrev | MoveOn | 10 år |
| Önskemål om boende | MoveOn | 10 år |
| Behov av specialarrangemang eller stöd | MoveOn | 10 år |
| Stipendieuppgifter | MoveOn | 10 år |
| Eventuell tilläggsinformation | MoveOn | 10 år |
7) Uppgifter som samlas in via nättjänsten e-lomake, samt tillhörande bilagor
| Uppgifter | Lagringstid |
|---|---|
| Ändring av närvaro och frånvaro | 10 år |
| Avbrytande av studier | 10 år |
| Ansökan om återinskriven studierätt | 10 år |
| Ansökan om förnyad studierätt | 10 år |
| Ansökan om fortsatt studierätt | 10 år |
| Anhållan om tillgodoräkning eller validering | 10 år |
| Anhållan om examensbetyg | 10 år |
8) Uppgifter som lagras i pappersform på blanketter samt tillhörande bilagor
| Blankett | Lagringstid |
|---|---|
| Läsårsanmälan | 10 år |
| Intyg för student i behov av särskilt pedagogiskt stöd | Giltighetstiden |
8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter
- ASTA – studieadministrativt system
- e-lomake - elektronisk ärendehantering
- Insight – system för uppföljning av studieframgång
- Itslearning – nätstudiemiljö
- Microsoft Teams - system för distansundervisning och distansövervakning av tentamina
- Mira Network CRM - kontaktregister för hantering av utexaminerade studenter
- MoveOn – system för hantering av internationell studerandemobilitet
- Urkund – system för plagiatkontroll
- Sarake Sign - verktyg för elektronisk signering
- Sisu - nytt studieadministrativt system (ibruktagning pågår)
- TUUDO - mobilapplikation kopplad till ASTA
- Zoom - system för distansundervisning och distansövervakning av tentamina
9. Uppgiftskällor
Grunduppgifter och kontaktuppgifter överförs från Arcadas sökanderegister. Studerande kan och har en skyldighet att själva uppdatera sina kontaktuppgifter i registret.
10. Mottagare av personuppgifter
Uppgifter överförs till det nationella datalagret VIRTA, ur vilket de flesta myndigheter har lagstadgade rättigheter att hämta information. Utöver de lagstadgade ändamålen överför Arcada vid behov uppgifter från VIRTA även till följande tjänster:
- OILI (Läsårsanmälan, CSC)
- Uppföljningsenkäter (UKM och CSC)
- AVOP/ARVO (Studentrespons, UKM och CSC)
- PURO (Nationell överföringstjänst för studieprestationer, CSC)
- EMREX (Internationell överföringstjänst för studieprestationer, UKM och CSC)
- UAF (University Admissions Finland-konsortium, internationell ansökningstjänst, CSC)
- SHVS (Studenthälsovårdsstiftelsen)
- FIONA (Data för forskning, Statistikcentralen)
- TUUDO (Mobilapplikation, Tuudo Oy)
- Arcada studerandekår (ASK, endast med studerandens samtycke)
- Låntagarregistret (Arcadas bibliotek, endast med studerandens samtycke)
- Alumnregistret (endast utexaminerade med deras samtycke)
- Användaradministrationsregistret
- Helsingfors stads social- och hälsovårdsverk (nya studeranden årligen)
Utlämningen av uppgifter till myndigheter baserar sig lagstiftning. Utlämningen av uppgifter till övriga tjänster baserar sig på separata beslut fattade av Yrkeshögskolan Arcada.
Uppgifter kan också utlämnas till forskning och med studerandens samtycke till organisationer i marknadsföringssyfte eller för genomförandet av opinionsundersökningar.
11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen
Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan studerandens samtycke.
Om leverantörer anlitas och tjänster tas i bruk som kräver överföring av personuppgifter utanför EU och EES, säkerställer Yrkeshögskolan Arcada att de krav på adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 44-50 uppfylls.
12. Principer för skyddet av personuppgifter
Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.
Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll. Kopior på examensbetyg förvaras i arkivet permanent, övrigt material i pappersform förstörs när lagringstiden har löpt ut.
13. Automatiserat beslutsfattande
Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.
14. Den registrerades rättigheter
Information om den registrerades rättigheter finns här.