Opiskelijarekisteri
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloiden 13-14 mukaiset rekisteröidyille toimitettavat tiedot.
1. Rekisterinpitäjä
Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssonin aukio 1
00560 Helsinki
Y-tunnus: 2553871-2
2. Rekisterinpitäjän edustaja
Opintoasiainpäällikkö Cecilia Jaakkola
Puh. 0294 282 639
Sähköpostiosoite muodossa Sähköposti: etunimi.sukunimi
3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt
Vanhempi järjestelmäkehittäjä Krister Karlström
Puh. 0294 282 509
Kansainvälinen koordinaattori Kátia Torres Airava
Puh. 0294 282 868
Johtava opintokoordinaattori Lilian Sjöberg
Puh. 0294 282 671
Verkkopedagoginen suunnittelija Filip Levälahti
Puh. 0294 282 518
Sähköpostiosoiteet muodossa Sähköposti: etunimi.sukunimi
opintokoordinaattori Sähköposti: studiebyran
4. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava, lakimies Anna Härmä
Puh. 0294 282 888
Sähköposti Sähköposti: tietosuoja
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään, jotta Yrkeshögskolan Arcada voisi täyttää velvollisuutensa korkeakouluna. Tähän sisältyy, että korkeakoulu mahdollistaa opiskelijoille opintoihin osallistuminen, ohjauksen, neuvonnan ja muiden palveluiden saamisen, opintosuoritusten suorittamisen sekä opintoihin liittyvien todistusten ja tutkintotodistuksen saamisen. Tietoja käytetään myös viranomaisraportointiin.
Yrkeshögskolan Arcadassa on kuusi eri opiskelijakategoriaa:
- Tutkinto-opiskelijat (ammattikorkeakoulututkinto sekä ylempi ammattikorkeakoulututkinto)
- Erikostumisopiskelijat sekä jatkokoulutusopiskelijat
- Kansainväliset vaihto-opiskelijat
- Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat
- Kansallisen yhteistyön kautta opiskelevat opiskelijat (sopimukseen perustuva opiskelu)
- Muut opiskelijat (esim. tilauskoulutus)
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu Yrkeshögskolan Arcadan asemaan korkeakoulutuksen järjestäjänä. Käsittelyn oikeusperusteita ovat lakisääteisen velvoitteen noudattaminen sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen, joissakin tapauksessa suostumus tai sopimus (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla).
Käsittelyllä turvataan opiskelijoiden opinto-oikeuksien ja oikeusturvan tarkoituksenmukainen ja yhdenmukainen käsittely ja vastataan viranomaisten tiedon ja tiedonkeruun tarpeisiin.
Yrkeshögskolan Arcada käsittelee tietoja, jotka kuuluvat ns. erityisiin henkilötietoryhmiin (EU:n tietosuoja-asetus, 9 artikla). Tietoja opiskelijan terveydentilasta käsitellään opiskelijan suostumuksella, jotta eritysjärjestelyjen tarvetta opinnoissa ja tenttitilanteissa voidaan arvioida ja ne voidaan huomioida. Tietoja opiskelijan terveystilasta voidaan myös käsitellä arvioitaessa opiskelijoiden soveltuvuutta opintoihin niillä aloilla, joilla ammattikorkeakoululainsäädännössä on asetettu soveltuvuusvaatimuksia.
Keskeiset lait, asetukset ja viranomaismääräykset henkilötietojen käsittelyn osalta ovat:
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Arkistolaki (831/1994)
Arkistolaitoksen päätös ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden pysyvästä säilytyksestä 16.9.2014 (AL/2897/07.01.03.01/2014)
Arcadan tutkintosääntö
7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat
1) Perustiedot
| Tiedot | Tietojärjestelmä | Säilytysaika |
|---|---|---|
| Nimitiedot | ASTA, itslearning, MoveOn | Pysyvästi |
| Henkilötunnus | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
| Syntymäaika | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
| Kansallinen opiskelijanumero | ASTA | Pysyvästi |
| Sukupuoli | ASTA, itslearning | Pysyvästi |
| Kansalaisuus ja/tai syntymämaa | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
| Äidinkieli ja koulusivistyskieli | ASTA | Pysyvästi |
| Kotikunta (opinnot aloittaessa sekä opintojen aikana) | ASTA | Pysyvästi |
| Aikaisempi tutkinto ja koulutus | ASTA | Pysyvästi |
| Käyttäjätunnus Arcadan IT-palveluihin | ASTA, itslearning | Pysyvästi |
| Turvakielto | ASTA | Pysyvästi |
2) Yhteystiedot
| Tiedot | Tietojärjestelmä | Säilytysaika |
|---|---|---|
| Osoite ja puhelinnumero opiskelupaikkakunnalla | ASTA | 2 vuotta |
| Osoite ja puhelinnumero kotipaikkakunnalla | ASTA, MoveOn | 2 vuotta |
| Sähköpostiosoite | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
| Lähiomaisen nimi, osoite ja puhelinnumero | ASTA, MoveOn | 2 vuotta |
3) Opiskeluoikeudet
| Tiedot | Tietojärjestelmä | Säilytysaika |
|---|---|---|
| Opiskelijakoodi | ASTA, itslearning, MoveOn | Pysyvästi |
| Koulutus | ASTA, itslearning, MoveOn | Pysyvästi |
| Opiskeluoikeuden tyyppi | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
| Hakemusnumero | ASTA | Pysyvästi |
| Alkamis- ja päättymispäivämäärä | ASTA | Pysyvästi |
| Opiskeluoikeuden päättymisen syy | ASTA | Pysyvästi |
| Päätös opiskeluoikeuden jatkamisesta, palauttamisesta ja uudelleen myöntämisestä | ASTA | Pysyvästi |
| Todistushakemus | ASTA | Pysyvästi |
| Mahdolliset opiskeluoikeuteen liittyvät kommentit | ASTA | Pysyvästi |
| Lukuvuosi-ilmoittautuminen | ASTA | Pysyvästi |
| Maksutiedot (lukukausimaksut) | ASTA | Pysyvästi |
4) Opintosuoritukset, osasuoritukset ja tenttitulokset
| Tiedot | Tietojärjestelmä | Säilytysaika |
|---|---|---|
| Kurssin nimi ja koodi | ASTA | Pysyvästi |
| Opintopisteet, arvosana, suorituspäivämäärä | ASTA | Pysyvästi |
| Vastuuhenkilö ja rekisteröintipäivämäärä | ASTA | Pysyvästi |
| Suoritustyyppi (kurssi, harjoittelu, opinnäytetyö) | ASTA | Pysyvästi |
| Harjoittelujakson alkamis- ja päättymispäivämäärät | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
| Harjoittelupaikka, harjoittelun tyyppi ja suoritusmaa | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
| Tentti (arvosana, pisteet, päivämäärä) | ASTA, itslearning | Pysyvästi |
| Mahdolliset kommentit | ASTA, MoveOn | Pysyvästi |
5) Opinnäytetyö
| Tiedot | Tietojärjestelmä | Säilytysaika |
|---|---|---|
| Opinnäytetyön nimi ja kieli | ASTA | Pysyvästi |
| Ohjaaja ja arvioija | ASTA | Pysyvästi |
| Mahdollinen toimeksiantaja | ASTA | Pysyvästi |
| Mahdolliset osasuoritukset | ASTA | Pysyvästi |
| Esityksen ja kypsyysnäytteen tiedot | ASTA | Pysyvästi |
| Tiedot toimitetuista kappaleista | ASTA | Pysyvästi |
6) Kansainvälinen liikkuvuus (sekä opinnot että harjoittelu, saapuvat että lähtevät)
| Tiedot | Tietojärjestelmä | Säilytysaika |
|---|---|---|
| Vaihtojakson alkamis- ja päättymispäivä | MoveOn | Pysyvästi |
| Lähtömaa ja kohdemaa | MoveOn | Pysyvästi |
| Vaihdon tyyppi (opiskelu tai harjoittelu) | MoveOn | Pysyvästi |
| Vaihto-ohjelma (esim. Erasmus+) | MoveOn | Pysyvästi |
| Koulutus ja ala | MoveOn, ASTA | Pysyvästi |
| Lähettävä ja vastaanottava korkeakoulu | MoveOn | Pysyvästi |
| Matkaraportti | MoveOn | 10 vuotta |
| Vaihtotodistus | MoveOn | 10 vuotta |
| Hakijan valokuva | MoveOn | 10 vuotta |
| Learning Agreement | MoveOn | 10 vuotta |
| Opintosuoritusote | MoveOn | 10 vuotta |
| Kielitodistus | MoveOn | 10 vuotta |
| Henkilöllisyysasiakirja (esim. Passikopio) | MoveOn | 10 vuotta |
| Hakemus liitteineen | MoveOn | 10 vuotta |
| Mahdollinen opinnäytetyön projektisuunnitelma | MoveOn | 10 vuotta |
| Perustelukirje | MoveOn | 10 vuotta |
| Asumistoiveet | MoveOn | 10 vuotta |
| Erikoisjärjestely- tai tukitarpeet | MoveOn | 10 vuotta |
| Stipenditiedot | MoveOn | 10 vuotta |
| Mahdolliset lisätiedot | MoveOn | 10 vuotta |
7) e-lomakkeella tallennettavat tiedot liitteineen
| TIEDOT | SÄILYTYSAIKA |
| Läsnäolo- ja poissaolomuutokset | 10 vuotta |
| Opintojen keskeyttäminen | 10 vuotta |
| Opiskeluoikeuden palauttamishakemus | 10 vuotta |
| Opiskeluoikeuden uudelleenmyöntämishakemus | 10 vuotta |
| Opiskeluoikeuden jatkamishakemus | 10 vuotta |
| Hyväksiluku- tai validointihakemus | 10 vuotta |
| Tutkintotodistuksen hakemus | 10 vuotta |
8) Paperimuodossa lomakkeilla tallennettavat tiedot liitteineen
| Lomake | Säilytysaika |
|---|---|
| Lukuvuosi-ilmoittautuminen | 10 vuotta |
| Opiskelijan todistus erityisestä pedagogisesta tukitarpeesta | Voimassaoloajan |
8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät
ASTA – opintohallintojärjestelmä
e-lomake - sähköinen asianhallinta
Insight – opintosuoritusten seurantajärjestelmä
Itslearning – verkko-opetusalusta
Microsoft Teams - etäopetus- ja etätenttien valvontajärjestelmä
Mira Network CRM - valmistuneiden opiskelijoiden hallintojärjestelmä
MoveOn – kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden hallinnointijärjestelmä
Urkund - plagiaatintunnistusjärjestelmä
Sarake Sign - sähköinen allekirjoituspalvelu
Sisu - uusi opintohallintojärjestelmä (käyttöönotto meneillään)
TUUDO - mobiilisovellus, liittyy ASTAan
Zoom - etäopetus- ja etätenttien valvontajärjestelmä
9. Tietolähteet
Perustiedot ja yhteystiedot siirretään Yrkeshögskolan Arcadan hakijarekisteristä. Opiskelija voi ja hänellä on velvollisuus itse päivittää yhteystietonsa rekisterissä.
10. Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja siirretään kansalliseen VIRTA-tietovarantoon, josta suurimmalla osalla viranomaisia on lakisääteinen oikeus hakea tietoja. Lakisääteisten tarkoitusten lisäksi Arcada siirtää tarvittaessa tietoja VIRTA-tietovarannosta myös seuraaville palveluille:
- OILI (Lukuvuosiilmoittautuminen, CSC)
- Seurantakyselyt (OKM ja CSC)
- AVOP/ARVO (Opiskelijapalaute, OKM ja CSC)
- PURO (Kansallinen opintosuoritusten siirtopalvelu, CSC)
- EMREX (Kansallinen opintosuoritusten siirtopalvelu, OKM ja CSC)
- UAF (University Admissions Finlandkonsortio, kansainvälinen hakupalvelu, CSC)
- YTHS (Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö)
- FIONA (Tutkimustietokanta, Tilastokeskus)
- TUUDO (Mobiiliapplikaatio, Tuudo Oy)
- Arcadan opiskelijakunta (ASK, ainoastaan opiskelijan suostumuksella)
- Lainaajarekisteri (Arcadan kirjasto, ainoastaan opiskelijan suostumuksella)
- Alumnirekisteri (ainoastaan valmistuneen opiskelijan suostumuksella)
- Käyttäjähallintarekisteri
- Helsingin kaupungin sosiaali ja terveystoimi (uudet opiskelijat vuosittain)
11. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ilman opiskelijan suostumusta.
Jos Arcada tekee yhteistyötä sellaisten toimittajien kanssa tai ottaa käyttöön sellaisia palveluita, jotka edellyttävät henkilötietojen siirtoa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, Arcada varmistaa, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 44-50 artikloiden mukaiset edellytykset riittävästä tietosuojan tasosta tai asianmukaisista suojatoimista täyttyvät.
12. Henkilötietojen suojauksen perusteet
Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään tietojärjestelmissä ja tietokoneilla, jotka on suojattu asiattomalta käytöltä mm. palomuurein ja salasanoin. Järjestelmissä on käyttäjätasoja, ja oikeudet on rajattu niin, että käyttäjällä on pääsy rekisterin tietoihin vain siltä osin kuin hänen työtehtävät edellyttävät.
Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy ja kulunvalvonta. Tutkintotodistusten kopiot säilytetään pysyvästi arkistosta, muu paperimuodossa oleva aineisto tuhotaan säilytysajan umpeuduttua.
13. Automatisoitu päätöksenteko
Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ei tehdä automatisoituja päätöksiä eikä profilointia.