Postcorona 2
Dataskyddsmeddelande för vetenskaplig forskning
EU:s allmänna dataskyddsförordning art. 12–14
Uppgjord: 1.12.2020
Informanten (den person som undersöks, den registrerade) bör informeras om behandlingen av personuppgifter i enlighet med artikel 12–14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifter är sådana uppgifter med hjälp av vilka man kan identifiera en person antingen direkt eller indirekt t.ex. genom att kombinera uppgifter. Dataskyddsbeskrivningen innehåller de uppgifter som informanten ska ges när personuppgifter behandlas i vetenskaplig forskning.
1. Forskningens namn
Uppföljning av Corona i backspegeln
2. Personuppgiftsansvarig
Yrkeshögskolan Arcada Ab, Jan-Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsingfors
3. Kontaktuppgifter
Ansvarig forskare eller forskningsgrupp
Prorektor med ansvar för forskningen, FD Henrika Franck, E-post: henrika.franck
Kontaktperson i ärenden som gäller behandling av personuppgifter
Forskare i pedagogik, PM Tore Ståhl, E-post: tore.stahl
Dataskyddsombud
Dataskyddsombud, JM Anna Härmä, E-post: dataskydd
4. Forskningsparter och ansvarsfördelning
Yrkeshögskolan Arcada Ab.
5. Forskare
Forskaren i pedagogik, enheten för Vägledning och studentvälmående, enheten för Studieservice samt forskare och forskningsassistenter som knyts till forskningsprojektet vid Arcada. Handläggarna behandlar materialet för utredning av forskningsprojektets frågeställningar, samt eventuella nya frågeställningar och fenomen som stiger fram ur materialet eller iakttas i högskolan eller samhället.
Materialet kan även användas i högskolans övriga forskningsprojekt samt nuvarande och kommande doktorsavhandlingar som görs av personer som är knutna till högskolan.
6. Beskrivning av forskningsprojektet och syftet med behandlingen av personuppgifter
Forskningsprojektets syfte är både beskrivande och prognostiskt. Data kan samlas in bland Arcadas personal och studenter och syftet är att mot bakgrunden av den utdragna och pågående pandemin:
- Beskriva och utvärdera informanternas erfarenheter av distansarbete / studier under hösten 2020 och att följa upp den enkät som verkställdes våren 2020, för att dra nytta av god praxis som har utvecklats, och att identifiera sådan praxis som kräver förbättring.
- I det fall pandemin fortsätter, följa upp med upprepade enkäter.
- Identifiera och förfina sådan praxis som bidrar till att stärka Arcadas beredskap att möta framtida pandemier eller liknande omständigheter.
- Identifiera hurdana stödformer som behöver utvecklas.
Resultaten rapporteras i första hand internt, men eventuellt också i vetenskapliga eller branschinriktade publikationer. I samtliga fall beskrivs endast gruppvisa trender och rapporteringen sker med respekt för etablerad forskningsetik. Rapporter som genereras ur materialet avslöjar aldrig informanternas identitet.
7. Forskningens art och längd
Forskningen är till sin art en uppföljning av den första datainsamlingen som gjordes bland studenter och personal i maj-juni 2020. Eftersom Corona-pandemin har fortsatt hela hösten, genomförs en uppföljande datainsamling i december 2020. Eftersom osäkerheten är stor gällande hur länge pandemin och därav följande nedstängningsåtgärder fortgår, kan kumulativa datainsamlingar upprepas under de kommande terminerna för jämförelser över tid. Instrumenten för datainsamling kan finjusteras under projektets gång på basis av analysresultaten, hur pandemin utvecklas och vilka åtgärder med konsekvenser för högskolans verksamhet som vidtas.
8. Rättslig grund för behandling av personuppgifter
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning art 6.1
- högskolans berättigade intresse som baserar sig på högskolans uppdrag,
- högskolans rättsliga förpliktelse till ständig uppföljning och utveckling av verksamheten (Yrkeshögskolelagen 14.11.2014/932, §§ 4 och 62),
- allmänt intresse i form av vetenskaplig forskning och statistikföring.
Deltagande i den enkätbaserade datainsamlingen är frivilligt. För att öppna enkäten ger informanten sitt samtycke till behandling av uppgifterna genom att kryssa i en ruta (se även p. 17).
9. Känsliga personuppgifter
I forskningen behandlas inte känsliga personuppgifter.
10. Personuppgifter i forskningsmaterialet
Informanterna inbjuds att delta genom ett personligt e-postmeddelande, som innehåller en unik länk till deltagarens personliga webbformulär. Därmed sparas informantens namn och e-postadress initialt tillsammans med informantens svar. Följande bakgrundsdata används i grupperingssyfte:
- personal; personalkategori och institution / avdelning / enhet
- studenter; utbildningsprogram (och därav härlett språk och institution), inskrivningsår, studierätt (kandidat, master, öppenYH-led), födelseår, kön, nationalitet.
Efter datainsamlingen avlägsnas alla identifikationsdata (namn, e-postadress) och materialet innehåller därmed inga direkta identifikationsdata. Utöver ovan nämnda bakgrundsvariabler kommer forskningsdata endast att innehålla de kumulativa svar som informanterna själva bidragit med.
Kumuleringen av data kan pågå så länge pandemin fortgår och även efter att den upphört i uppföljningssyfte, vilket förutsätter att informantens användarnamn används som identifikationsdata i varje insamlingsskede. Vid varje kumuleringsfas pseudonymiseras (se p. 15) insamlade data innan nya data fogas till befintliga data. Pseudonymiseringsnyckeln sparas separat och förstörs efter att datainsamlingen avslutats.
11. Informationskällor
Forskningsmaterialet består huvudsakligen av informanternas svar på frågorna i enkäten. Bakgrundsvariablerna (avsnitt 10) hämtas från Arcadas HRM-tjänst och från Arcadas studentregister.
Registret innehåller informanternas svar på frågorna i olika enkäter. Tillgången till enkäterna baserar sig på en unik länk i en personlig inbjudan till informantens Arcada-epost, och informantens användarnamn sparas tillsammans med enkätsvaren i insamlingsskedet.
Demografiska data och bakgrundsdata (p. 10) hämtas ur Arcadas studentregister respektive HRM-tjänst. I registret kumuleras enkätbaserade data, och prestationsdata ur studieregistret kan fogas till registret.
12. Utlämnande av uppgifter utanför forskningsgruppen
Forskaren kan tillhandahålla andra enheter på Arcada (t.ex. institutionerna, Studieservice, biblioteket) med anonymiserade och begränsade datamängder för att de ska kunna utforska feedback som ges om de tjänster de tillhandahåller.
Forskningsdata utlämnas inte till aktörer utanför forskargruppen vid Arcada.
13. Överföring av uppgifter utanför EU och EES
Forskningsdata och personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES.
14. Automatiserat beslutsfattande
Automatiserade beslut fattas inte på basis av insamlade forskningsdata.
15. Principer för skyddet av personuppgifter
Skydd av material
Alla forskningsdata är i elektronisk form och behandlas i informationssystem som endast projektets forskare har tillgång till. Tillgången baserar sig på Arcada-inloggning med användarnamn och lösenord, och informationssystemen registrerar användningen av data.
Pseudonymisering och anonymisering
Materialet pseudonymiseras Extern länk i varje insamlingsskede, vilket innebär att direkta identifikationsuppgifter avlägsnas: förnamn och efternamn (p. 11) avlägsnas och användarnamnet ersätts med en pseudonym som endast namngivna personer har tillgång till (p. 10).
16. Behandling av personuppgifter efter att forskningen avslutats
Material som innehåller personuppgifter förstörs efter att det pseudonymiserats och sammanslagits med tidigare (pseudonymiserade) data.
Forskningsdata arkiveras utan identifikationsuppgifter i pseudonymiserad form på högskolan, eventuellt även i Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv i anonymiserad form (utan pseudonymiseringsnyckel).
17. Informantens rättigheter
Informantens rättigheter
Information om informantens rättigheter finns här.
Undantag från informantens rättigheter
Undantag från informantens rättigheter görs i detta forskningsprojekt till den del att informanten kan utöva sin rätt endast inom en begränsad tid efter respektive datainsamling. Vid en senare tidpunkt skulle utövande av rätten dels kräva en oproportionerligt stor arbetsinsats, dels omöjliggöra en upprepning av redan gjorda analyser på grund av det förändrade innehållet i forskningsdata.