Sökanderegister

Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 2553871-2

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktpersoner

Ledande studiekoordinator Lilian Sjöberg
Tel. 0294 282 671

Vice akademichef Pamela Gray
Tel. 0294 282 575

E-postadresser i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för följande ändamål:

  1. Ansökan och anmälan till utbildning
  2. Antagning av studerande
  3. Meddelande om mottagande av studieplats
  4. Statistik och rapportering
  5. Andra funktioner som är nödvändiga vid antagning av studerande

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Yrkeshögskolan Arcadas roll som anordnare av högskoleutbildning. Grunder för behandling är högskolans rättsliga förpliktelse samt utförande av uppgifter av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6).

Yrkeshögskolan Arcada behandlar uppgifter som utgör s.k. särskilda kategorier av personuppgifter (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 9). Uppgifter om sökandens hälsotillstånd behandlas för att högskolan ska kunna bedöma sökandens lämplighet för utbildningar för vilka det finns lämplighetskrav enligt yrkeshögskolelagstiftningen samt för att kunna bedöma förutsättningar för frånvaroanmälan. Uppgifter om hälsotillstånd behandlas med sökandens samtycke för att kunna tillgodose behov av individuella arrangemang vid urvalsprov.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

  1. Sökandens namn, personbeteckning/födelsetid, studerandenummer (OID), ansökningsnummer (OID), nationalitet, kön, modersmål, skolbildningsspråk och nödvändiga kontaktuppgifter. För sökande som saknar finsk personbeteckning behandlas även uppgifter om födelseort och -land, passnummer och nationell ID-beteckning
  2. Ansökningsmål
  3. Sökandens utbildning, examen och arbetserfarenhet
  4. Sökandens hälsotillstånd som inverkar på yrkesvalet
  5. Övriga uppgifter som anknyter till ansökan till utbildning
  6. Uppgifter om antagningsresultat (urvalsprovsresultat och andra uppgifter som anknyter till antagning, såsom antagningspoäng)
  7. Uppgifter om mottagande av studieplats samt läsårsanmälan
  8. Uppgifter om den nya studerandens militär-/civiltjänstgöring, familjeledighet eller hälsotillstånd om hen har anmält sig frånvarande för sitt första läsår (lagringstid 1 år)
  9. Uppgifter om sökandens hälsotillstånd, om hen har ansökt om individuella arrangemang vid urvalsproven (lagringstid 1 år)
  10. Sökandens samtycke eller nekande till att resultatet publiceras på internet
  11. Sökandens samtycke eller nekande till att namn- och kontaktuppgifter överlåts till tredje parter för marknadsföring
  12. Sökandens samtycke eller nekande till att kontaktuppgifter överlåts till Arcadas bibliotek
  13. Information om betalning av studieavgifter
  14. Information om hur sökanden har fått information om utbildningen

Lagringstiden för uppgifterna är fem år, med ovan nämnda undantag.

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Studieinfo - elektronisk tjänst för ansökan eller anmälan till utbildning
OILI – elektronisk tjänst för läsårsanmälan
E-Lomake - elektronisk tjänst för ansökan till utbildning, behandling av ansökningar, inlämning av bilagor som berör ansökan och antagning samt mottagande av studieplats och läsårsanmälan
Mira CRM - elektronisk tjänst för ansökan eller anmälan till utbidlning samt kommunikationsverktyg
Flywire - elektronisk tjänst för betalning och behandling av läsårsavgifter 

9. Uppgiftskällor

Uppgifterna fås från de ansökningar och anmälningar och bilagor till dem som sökanden har lämnat in, samt från de läsårsanmälningar och bilagor till dem som de antagna studerandena har lämnat in.

Grunden för att uppgifterna begärs av sökanden eller den nya studeranden är att de är nödvändiga för att uppfylla de skyldigheter som Yrkeshögskolan Arcada har enligt lag och för att uppfylla sina skyldigheter som anordnare av högskoleutbildning. Om sökanden eller den nya studeranden inte ger de nödvändiga personuppgifterna, kan personen ansökan eller anmälan inte registreras och personen kan inte studera vid Arcada.

10. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter från sökanderegistret överförs till studeranderegistret när sökanden blivit antagen till en utbildning eller kurs och, för de examensinriktade utbildningarnas del, tagit emot studieplatsen.

Om sökanden har gett sitt samtycke, kan uppgifter ur sökanderegistret utlämnas till instanser som vill informera och marknadsföra utbildning.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan sökandens samtycke.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.