Evenemangsregister

Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.

1. Personuppgiftsansvarig

Yrkeshögskolan Arcada Ab

Jan-Magnus Janssons plats 1

00560 Helsingfors

FO-nummer: 2553871-2

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas för anmälan, kontakttaganden, rapportering, fakturering och andra åtgärder som är nödvändiga vid genomförandet av evenemang som den registrerade anmäler sig till.

Med den registrerades samtycke kan uppgifterna överföras till Yrkeshögskolan Arcadas intressegruppsregister för utskick av nyhetsbrev och information om motsvarande evenemang.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på avtal mellan Yrkeshögskolan Arcada och den registrerade.

I registrets behandlas uppgifter som hör till s.k. särskilda kategorier av personuppgifter (EU:s dataskyddsförordning, artikel 9). Uppgifter om allergier behandlas med den registrerades samtycke för att kunna beakta dem vid mat- och dryckesservering.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

  1. Namn och kontaktuppgifter och om personen deltar som representant för ett företag eller en organisation, också titel och företagets eller organisationens namn
  2. Information om allergier
  3. Faktureringsadress, om den registrerade deltar i ett avgiftsbelagt evenemang

Uppgifterna raderas inom ett år från evenemanget. För avgiftsbelagda evenemang lagras uppgifterna i sex år från utgången av det kalenderår evenemanget hölls.

För de personer som gett samtycke till mottagande av nyhetsbrev och information om motsvarande evenemang överförs personens kontaktuppgifter samt informationen om vilket evenemang personen deltagit i till Yrkeshögskolan Arcadas intressegruppsregister.

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Mira Network CRM – anmälningssystem och kontaktregister

9. Uppgiftskällor

Uppgifterna i registret fås från den registrerade i samband med att hen anmäler sig till evenemang.

Om den registrerade vid anmälan inte ger all den information som ombeds, kan Yrkeshögskolan Arcada inte ta emot anmälan och registrera honom eller henne som deltagare.

10. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter utlämnas inte utan den registrerades samtycke.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan den registrerades samtycke.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.